Ранее для сдачи отчетности в контролирующие органы и для цифрового документооборота между организациями и предпринимателями необходимо было использовать разные формы электронных доверенностей, часто не имеющие машиночитаемый вид. Теперь все участники процесса должны ориентироваться на единую форму. Какие машиночитаемые доверенности сейчас востребованы? В чем их преимущество? Об этом продюсеру радио «Business FM Челябинск» Марии Полевщиковой рассказала президент Челябинской областной нотариальной палаты Наталья Кузьмина.
— Наталья Владимировна, что такое машиночитаемая доверенность? Кому она нужна?
— В самом определении мы можем понять, что машиночитаемая доверенность или, как сокращенно мы говорим, МЧД — это электронный документ, который понятен только лишь электронной машине, персональному компьютеру. Раньше у юридических лиц, компаний, больших заводов могли быть десятки, в некоторых случаях даже сотни электронных подписей, в зависимости от численного состава работников, которые имели право предоставлять ту или иную отчетность, подавать определенные сведения за своей подписью. То есть разные сотрудники имели разные подписи. У каждой подписи было указано, например, начальник финансовой службы, начальник юридического отдела.
На сегодняшний момент требования к выпуску электронных подписей изменены. Электронная подпись может выпускаться только для физического лица. Электронную подпись от юридического лица может иметь лишь руководитель, например, генеральный директор. То есть человек, который может действовать от имени юридического лица без доверенности, который указан в реестре налоговой инспекции. С 1 сентября 2023 года все остальные сотрудники не могут получать новые сертификаты, где указаны их должность и принадлежность к этому юрлицу.
Как дальше продолжать работать? Не может же процесс из-за этого остановиться, функции этим работникам нужно выполнять. Вот здесь выход в том, что функции у этих сотрудников сохраняются, но в подтверждение своих полномочий для подписания документов, передачи отчетности сотрудники прикладывают к таким документам машиночитаемую доверенность. Генеральный директор предприятия выдает машиночитаемую доверенность, например, начальнику финансового отдела. А тот, передавая электронные документы, например, в Росреестр для регистрации сведений, либо при сдаче бухгалтерской отчетности, подписывает их своей электронной подписью физического лица и прикладывает плюсом такую доверенность.
— Стало гораздо удобнее с этими изменениями. Какие сейчас МЧД востребованы?
— Практика в оформлении таких документов появилась недавно. Они нужны для отправки отчетности, взаимодействия с различными государственными органами, как правило, это Федеральная налоговая служба, фонды и Росреестр. МЧД могут использовать для документооборота с контрагентами при заключении сделок, при переписке.
— Чем машиночитаемая доверенность отличается от электронной скан-копии бумажной доверенности?
— Речь идет о формате изготовления документов. То есть отличие машиночитаемой доверенности от электронной скан-копии в том, что МЧД выполняется в электронном формате. Это электронный документ в формате XML, который составляется по утвержденной схеме. Полномочия доверенности указываются в виде кода. Документ можно проверить автоматически в адаптированной информационной системе. Федеральная нотариальная палата участвует в проекте совместно с Федеральной налоговой службой и Минцифры Российской Федерации. Эти ведомства разработали форматы машиночитаемой доверенности и классификаторы полномочий. В единой информационной системе развернут специальный функционал на базе распределенного реестра блокчейн. Блокчейн — это хранилище ФНС. Если мы говорим о скан-копии бумажного документа, к которому все привыкли, где есть подпись и синяя печать, это совершенно иной документ, который выполняется в формате PDF, как мы привыкли видеть, либо в формате TIFF.
— Кардинально разные вещи, конечно. Наталья Владимировна, а в чем преимущества новых цифровых технологий?
— Стандартизированный формат цифровой доверенности призван сделать электронный документооборот более эффективным и защищенным. Единый формат МЧД сводит к минимуму вероятность появления каких-либо ошибок при обработке такого рода документов. Стоит отметить удобство сервисов нотариата по созданию таких машиночитаемых доверенностей. Данный программный продукт позволяет удостоверить даже самый сложный вариант документов. Все нотариусы надеются, что сервисы будут и дальше совершенствоваться. Знаю, что в планах на ближайшие месяцы уже идет разработка сервиса, что при удостоверении текстов доверенность могут присутствовать переводчики. Это имеет место быть, когда доверенность выдает, например, руководитель-иностранец, и требуется перевод.
— Есть ли риски, что созданный нотариусом электронный документ кто-то захочет подделать? Это возможно?
— Мы говорим об одном из видов электронных документов, которые могут быть созданы нотариусом, — о машиночитаемых доверенностях. Все они, созданные нотариусом, и подписи загружаются в распределенный реестр Федеральной налоговой службы Российской Федерации, которая выступает как единое доверенное хранилище таких МЧД. Когда такая доверенность создается на компьютере у нотариуса, она посредством установленного сервиса попадает сразу же в распределенный реестр налоговой службы. Напрямую. Внесения каких-либо изменений уже невозможны.
