В любой компании были, есть и будут документы разных форматов и направлений: финансовые, кадровые, юридические и т.д. Их может быть много или мало, и у кого-то они хранятся на полках, а у кого-то в электронном формате на сервере с помощью системы автоматизации хранения и управления документами. В чем же преимущество электронного архива? Попробуем рассказать, используя семь самых важных и полезных признаков:
1. Удобство
С документами можно работать непосредственно в системе, используя их электронные версии. И при этом все файлы в программе еще и систематизированы, и оцифрованы.
2. Качество
Электронные файлы находятся в архиве без риска потери качества документа. Текст не выцветает, да и листы не ветшают.
3. Безопасность
Документы в электронном архиве не потеряются и не будут уничтожены, потому что система не позволит этого сделать, создав резервную копию файла и ограничив доступ сотрудников к нему.
4. Эффективность
Все файлы в электронном архиве доступны в любое время сотрудникам, находящимся в разных филиалах или представительствах за рубежом. Больше не нужно заниматься пересылками документов по электронной почте. Стоит всего лишь обратиться к электронному архиву.
5. Экономия пространства
Когда все файлы хранятся на сервере, то они не занимают столько места в компании, как архивы с бумажными документами.
6. Минимизация затрат
Организация в случае с электронным архивом экономит свои средства на аренде помещений и заработной плате для сотрудников, обслуживающих бумажный архив.
7. Экономия времени
При поиске документа в электронном архиве на это уйдут секунды. Да и сам поиск можно сделать таким простым, что не понадобятся и системные фильтры, а всего лишь ручной сканер для считывания штрихкода/QR-кода. Например, сколковский резидент, компания Flexbby, предлагает в электронном архиве Flexbby One даже запуск соответствующих бизнес-процессов с документами осуществлять по штрихкодам. Таким образом значительно проще становится как сам поиск документа, так и последующая работа с ним, которая могла бы быть проведена вручную сотрудником: отправка на согласование, ознакомление, подписание, контроль и т.д. А поточный ввод документов со штрихкодами через сканер в систему Flexbby One обеспечивает быстроту обработки, категоризации и регистрации документов в системе посредством полной автоматизации данного процесса. Это новая и редкая функциональная возможность электронного архива, которая сейчас выбирается в большинстве своем крупными российскими и западными компаниями. Подробнее об электронном архиве Flexbby One и его уникальном функционале на сайте компании — flexbby.com.
