Подписывайтесь
На главную
Радио Business FM Челябинск on air
слушать прямой эфир
75.77 +1.2 86.89 +1.43
7 причин для внедрения электронного архива

В любой компании были, есть и будут документы разных форматов и направлений: финансовые, кадровые, юридические и т.д. Их может быть много или мало, и у кого-то они хранятся на полках, а у кого-то в электронном формате на сервере с помощью системы автоматизации хранения и управления документами. В чем же преимущество электронного архива? Попробуем рассказать, используя семь самых важных и полезных признаков:

1. Удобство

С документами можно работать непосредственно в системе, используя их электронные версии. И при этом все файлы в программе еще и систематизированы, и оцифрованы.

2. Качество

Электронные файлы находятся в архиве без риска потери качества документа. Текст не выцветает, да и листы не ветшают.

3. Безопасность

Документы в электронном архиве не потеряются и не будут уничтожены, потому что система не позволит этого сделать, создав резервную копию файла и ограничив доступ сотрудников к нему.

4. Эффективность

Все файлы в электронном архиве доступны в любое время сотрудникам, находящимся в разных филиалах или представительствах за рубежом. Больше не нужно заниматься пересылками документов по электронной почте. Стоит всего лишь обратиться к электронному архиву.

5. Экономия пространства

Когда все файлы хранятся на сервере, то они не занимают столько места в компании, как архивы с бумажными документами.

6. Минимизация затрат

Организация в случае с электронным архивом экономит свои средства на аренде помещений и заработной плате для сотрудников, обслуживающих бумажный архив.

7. Экономия времени

При поиске документа в электронном архиве на это уйдут секунды. Да и сам поиск можно сделать таким простым, что не понадобятся и системные фильтры, а всего лишь ручной сканер для считывания штрихкода/QR-кода. Например, сколковский резидент, компания Flexbby, предлагает в электронном архиве Flexbby One даже запуск соответствующих бизнес-процессов с документами осуществлять по штрихкодам. Таким образом значительно проще становится как сам поиск документа, так и последующая работа с ним, которая могла бы быть проведена вручную сотрудником: отправка на согласование, ознакомление, подписание, контроль и т.д. А поточный ввод документов со штрихкодами через сканер в систему Flexbby One обеспечивает быстроту обработки, категоризации и регистрации документов в системе посредством полной автоматизации данного процесса. Это новая и редкая функциональная возможность электронного архива, которая сейчас выбирается в большинстве своем крупными российскими и западными компаниями. Подробнее об электронном архиве Flexbby One и его уникальном функционале на сайте компании — flexbby.com.

Фото: facebook.com/Flexbby
Знаете о произошедшем больше или есть, что рассказать? Напишите нам или позвоните телефону (351) 264-01-03

Оставить свой комментарий

Введите слово на картинке
CAPTCHA

Это интересно

Последние материалы