В процессе ликвидации компании руководство сталкивается с большим количеством задач, которые требуется решить в относительно короткие сроки. Многие и без того испытывают растерянность, а необходимость подготовить и передать документы в государственный архив оказывается порой полной неожиданностью. Какие документы? Как их готовить? Куда относить?
В этом случае на помощь приходят профессиональные архивисты. Более подробно ознакомиться с процедурой передачи вы можете на этой странице: http://pga-spb.ru/peredacha-dokumentov-v-gos.arhivy, а в этой статье мы кратко опишем, что будет происходить с вашими документами.
Почему нужно передавать бумаги в государственные архивы?
При официальной ликвидации компании, в том числе и той, которая проходит через процедуру банкротства, по закону требуется передавать часть бумаг на хранение в государственные архивные фонды.
Какие бумаги требуется передавать?
В каждом конкретном случае список может немного отличаться, но непременно придется передавать все документы, связанные с личным составом организации:
- приказы по личному составу — о приеме, переводе, поощрении, увольнении;
- трудовые договоры;
- договоры подряда;
- личные карточки Т-2;
- лицевые счета;
- расчетные ведомости.
Как нужно готовить бумаги
Для того, чтобы государственные архивы приняли бумаги на хранение, их необходимо определенным образом подготовить. Для этого проводится архивная обработка документов и создается научно-справочный аппарат к ним.
При этом компания должна предоставить оригиналы или копии ряда бумаг, которые помогут в создании научно-справочного аппарата. Речь, как правило, идет об уставах, различных юридических документах и решении о ликвидации компании.
Обработка проводится в строгом соответствии с требованиями «Основных правил работы архивов организаций», утвержденных Решением Коллегии Росархива 06.02.2002.
Куда сдавать бумаги?
В каждом конкретном случае место, куда документы будут переданы на хранение определяется индивидуально. В Петербурге чаще всего речь идет о следующих организациях:
- Центральный государственный архив Санкт-Петербурга (ЦГА СПб);
- Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга (ЦГАЛС СПб);
- Отдел по работе с нотариальными документами.
Еще одна причина, по которой многие компании предпочитают обращаться к профессионалам, это то, что опытные архивисты знают требования каждой конкретной государственной организации, имеют большой опыт работы с ними и крепкие деловые связи, что существенно ускоряет процесс передачи бумаг, так как избавляет от ошибок.
